Jährliche interne Systemaudits: Ein Experte klärt auf
Alle Jahr(e) wieder stehen interne Systemaudits an. – Aber sind jährliche interne Audits nur pro forma-Maßnahmen? Oder können interne Audits Ihrem Unternehmen möglicherweise einen deutlichen Vorsprung verschaffen?
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie das volle Potenzial Ihrer internen Audits nutzen – und warum Sie unbedingt Wert auf eine frühzeitige Planung legen sollten!
Wie oft müssen interne Audits durchgeführt werden?
Interne Audits werden üblicherweise im Jahresturnus durchgeführt. In kleinen und mittelständischen Unternehmen hat sich diese Häufigkeit bewährt, um eingeführte Managementsysteme langfristig aufrechtzuerhalten.
Direkt nach der Einführung eines Managementsystems oder Änderungen an Prozessen empfiehlt sich sogar, ein internes Audit früher, beispielsweise nach 6 Monaten oder ereignisbezogen durchzuführen.
In der ISO 9001:2015 heißt es zu der Frequenz von internen Audits unter „9.2 internes Audit“ konkret: „[…] die Organisation muss in geplanten Abständen interne Audits durchführen […]“. – Geplante Abstände bedeuten in diesem Zusammenhang, dass Unternehmen sich im Vorhinein entscheiden sollten, wie oft und mit welchem Ansatz sie interne Audits durchführen. Sämtliche Elemente des Managementsystems müssen in einem dreijährigen Zyklus mindestens einmal auditiert werden, um die Konformität des Systems beurteilen zu können.
Warum sollten interne Audits jährlich durchgeführt werden?
Interne Systemaudits sollten jährlich durchgeführt werden, damit Managementsysteme ihr volles Potenzial langfristig entfalten. Das Ziel jährlicher interner Audits ist die kritische Überprüfung und sukzessive Optimierung der eigenen Prozesse.
Im Detail bringen jährliche interne Audits folgende Vorteile mit sich:
- Prozesse auf Nutzen, Effizienz & Verbesserungen prüfen
- Mitarbeiter*innen die Chance auf individuelles Prozessfeedback bieten
- Funktion von Prozessen langfristig aufrechterhalten
- Potenzial von Prozessen voll nutzbar machen
Was ist für ein erfolgreiches internes Audit zu beachten?
Der Erfolg regelmäßiger interner Audits hängt entscheidend von Ihren Audit-Partner*innen und der Audit-Planung ab.
Folgende Punkte sollten Sie beachten, um erfolgreiche interne Audits durchzuführen:
Die geeigneten Partner*innen für interne Audits
Wenn Audit-Partner*innen sich die Arbeit leicht machen wollen, dann richten sie ihre Arbeit pauschal nach der Konformität mit Norm-Anforderungen aus und vernachlässigen dabei oft die individuellen Unternehmensumstände und -anforderungen. – So können interne Audits jedoch nicht ihr volles Potenzial entfalten.
Gute Audit-Partner*innen gehen dagegen individuell auf die aktuell bedeutenden Themen in Ihrem Unternehmen ein und können so relevante Informationen bereitstellen, die Ihre betriebliche Entscheidungsfindung zu unterstützen.
Die geeignete Audit-Planung
Interne Audits sind kein Mittel zum Selbstzweck – sie können in Ihrem Unternehmen einen nachhaltigen Unterschied machen. Teilweise werden interne Audits allerdings ohne individuelle Anpassungen seitens der Beratungspartner*innen durchgeführt. Doch ohne einen strukturierten und individuellen Plan bleiben interne Audits wirkungslos.
Idealerweise sollten Sie ein wirkungsvolles Audit frühzeitig planen. Nur so stellen Sie sicher, dass die Prozesse in Ihrem Unternehmen tief und individuell optimiert werden können und, dass sie relevante interne Informationen gewinnen, die Ihre betriebliche Entscheidungsfindung unterstützen können.
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„Ich bin Spezialist für individuell angelegte Projekte, Schulungen und Trainings im Bereich der Managementsysteme. Mit mehr als 10 Jahren Berufs- und Branchenerfahrung begleite ich Projekte und Audits verschiedenster Unternehmen in leitender Funktion. Ich unterstütze Sie mit Fach- und Erfahrungswissen und bringe als Moderator und Ideengeber neue Perspektiven für die Lösungsfindung ein.“
