Externer QMB: Aufgaben, Kosten und Vorteile für den Mittelstand
Ein funktionierendes Qualitätsmanagementsystem (QM) ist für den Mittelstand längst kein bloßes Aushängeschild mehr. Oft ist es die zwingende Voraussetzung für wichtige Marktzugänge und Kundenaufträge. Viele Geschäftsführer stehen hierbei jedoch vor einem wirtschaftlichen Dilemma. Die Normanforderungen sind komplex. Gleichzeitig rechtfertigen sie in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) häufig keine interne Vollzeitstelle, die das Budget dauerhaft belastet. Genau an diesem Punkt setzt der externe QMB an. Er bietet eine strategische Lösung, die hohe Fachkompetenz mit flexibler Kosteneffizienz verbindet.
In unserer langjährigen Beratungspraxis beobachten wir häufig ein spezifisches Szenario. Die Rolle des Qualitätsmanagementbeauftragten (QMB) wird intern „nebenbei“ erledigt. Oft übernehmen dies die Assistenz oder die Geschäftsführung selbst. Diese Doppelbelastung führt häufig dazu, dass das System nur kurz vor dem Audit gepflegt wird. Das verursacht unnötigen Stress und Risiken. Ein externer Dienstleister (externer QMB) übernimmt diese Funktion stattdessen als spezialisierter Partner. Er steht dabei nicht auf Ihrer Gehaltsliste.
Dieser Artikel zeigt Ihnen auf, wie Sie durch eine externe Bestellung eine rechtssichere und wirtschaftliche Alternative zum internen Personalaufbau schaffen. Wir erläutern Ihnen die delegierbaren Aufgaben und notwendigen Kosten. Zudem erfahren Sie, warum sich dieser Schritt gerade für den Mittelstand oft als Wettbewerbsvorteil erweist.
Inhaltsverzeichnis
Was ist ein externer QMB und welche Rolle spielt er?
Klären wir zunächst die Kernfrage: Was ist ein externer QMB eigentlich genau? Prinzipiell handelt es sich hierbei um eine spezialisierte Dienstleistung. Ein erfahrener Qualitätsmanager übernimmt die Aufgaben und Pflichten Ihres Qualitätsmanagementbeauftragten. Er ist dabei nicht fest bei Ihnen angestellt. Anstatt eine interne Vollzeitstelle zu schaffen, kaufen Sie sich das Expertenwissen flexibel und bedarfsgerecht ein.
In unserer Beratungspraxis ist es uns wichtig, ein häufiges Missverständnis direkt zu Beginn auszuräumen. Ein externer QMB ist kein Auditor.
- Der Auditor (z. B. vom TÜV oder der DEKRA) ist der neutrale Prüfer. Er kommt von außen, um Ihr Unternehmen auf Konformität zu testen.
- Der externe QMB hingegen ist Ihr Partner und Verbündeter. Er agiert als Teil Ihres Teams und fungiert als „Teammitglied auf Zeit“. Er gestaltet Ihre Prozesse aktiv mit und hat das Ziel, das Audit für Sie erfolgreich zu gestalten.
Aufgabenbereiche in der Praxis
Wenn Sie einen QMB extern beauftragen, übernimmt dieser operative und strategische Aufgaben. Sein Ziel ist ein lebendiges und normkonformes Qualitätsmanagementsystem (QMS). Typische Tätigkeiten, die wir in unserer Arbeit für Mandanten übernehmen, sind:
- Pflege der Dokumentation: Aktualisierung des QM-Handbuchs und der Prozessbeschreibungen.
- Audit-Vorbereitung: Durchführung interner Audits zum Schließen von Lücken vor dem externen Zertifizierungs-Audit.
- Schulung: Sensibilisierung der Mitarbeitenden für qualitätsrelevante Themen.
- Prozessoptimierung: Identifikation von ineffizienten Abläufen durch den objektiven Blick von außen.
Relevanz für den deutschen Mittelstand
Die Entscheidung für professionelles Qualitätsmanagement ist dabei längst keine Kür mehr. Oft handelt es sich um eine harte Voraussetzung für den Marktzugang. Ein Blick auf die Marktdaten verdeutlicht den hohen Stellenwert. Laut einer Auswertung zu ISO 9001: leading countries globally 2023 – Statista rangiert Deutschland mit über 47.000 Zertifikaten in der Weltspitze.
Das bedeutet für Sie eine klare Anforderung. Um in diesem Umfeld als Zulieferer oder Dienstleister wettbewerbsfähig zu bleiben, ist ein nachweisbares QM-System essenziell. Der externe QMB stellt hierbei sicher, dass die Anforderungen der offiziellen Norm erfüllt werden. Diese Anforderungen sind im Detail beim DIN EN ISO 9001 – 2015-11 – Beuth Verlag nachzulesen. Sie erfüllen diese Vorgaben, ohne dass Sie Ihre internen Ressourcen über Gebühr belasten. Der externe Experte bildet die Brücke zwischen den strengen Anforderungen der Norm und der pragmatischen Umsetzung in Ihrem Betriebsalltag.
Rechtliche Aspekte: Darf ein externer QMB bestellt werden?
Eine der häufigsten Sorgen in unseren Erstgesprächen betrifft die Rechtssicherheit. Wirkt es sich negativ auf die Zertifizierung aus, wenn der Qualitätsmanagementbeauftragte (QMB) nicht fest auf der eigenen Gehaltsliste steht? Wir können Sie beruhigen. Die Bestellung eines externen QMB ist nicht nur vollständig normkonform. Sie ist in vielen Branchen gängige Praxis.
Von der Titel-Pflicht zur Funktions-Verantwortung
Das Missverständnis, ein QMB müsse ein interner Angestellter sein, rührt oft aus veralteten Anforderungen früherer Normversionen. Mit der Revision zur ISO 9001:2015 hat sich das Führungsverständnis jedoch grundlegend gewandelt. Die DGQ legt in ihrer Analyse zu den Änderungen und Schwerpunkten der Revision ISO 9001:2015 detailliert dar, dass der formale Titel des „Beauftragten der obersten Leitung“ namentlich nicht mehr explizit gefordert wird.
Stattdessen rückt die Funktion in den Mittelpunkt. Die Norm verlangt die Wahrnehmung der Aufgaben. Es ist unerheblich, ob dies durch eine interne Stabstelle oder einen externen Dienstleister geschieht. Ein Blick in den Text der ISO 9001:2015 der International Organization for Standardization bestätigt dies. Entscheidend ist, dass die oberste Leitung die Verantwortung für die Wirksamkeit des Qualitätsmanagementsystems übernimmt. Sie muss sicherstellen, dass die beabsichtigten Ergebnisse erzielt werden.
Sicherheit durch klare vertragliche Regelungen
In unserer Beratungspraxis erleben wir sogar oft einen Vorteil der externen Lösung. Die externe Bestellung ist oft rechtlich sauberer als interne „Notlösungen“. Wenn ein interner Mitarbeiter das QM „nebenbei“ erledigen soll, entstehen oft diffuse Verantwortlichkeiten. Im Audit wird dann sichtbar, dass niemand wirklich den Überblick hat. Das stellt ein echtes Risiko für Ihre Zertifizierung dar.
Ein externer QMB hingegen agiert auf Basis eines klaren Dienstleistungsvertrags. Dieser definiert Aufgaben und Pflichten präzise. Für den Auditor zählt am Ende nur das Ergebnis:
- Sind die Prozesse normkonform dokumentiert?
- Werden die Verantwortlichkeiten klar gelebt?
- Ist die Wirksamkeit des Systems sichergestellt?
Solange diese Punkte erfüllt sind, akzeptiert jede Zertifizierungsgesellschaft einen externen Experten als vollwertigen Teil Ihres QM-Systems.
Wann lohnt sich ein externer QMB? (Vergleich intern vs. extern)
Die Entscheidung zwischen einer internen Stellenbesetzung und einer externen Beauftragung ist für den Mittelstand oft eine reine Rechenaufgabe. Hinzu kommen strategische Überlegungen zur Flexibilität. Um abzuwägen, wann sich ein externer QMB vs. ein interner QMB lohnt, ist ein genauer Blick auf die tatsächliche Auslastung und die versteckten Kosten notwendig.
In unserer Beratungspraxis erleben wir häufig, dass der Aufwand für ein lebendiges Qualitätsmanagementsystem (QMS) überschätzt wird. Dies betrifft zumindest die dauerhafte Anwesenheitspflicht. Ein fest angestellter Qualitätsmanagementbeauftragter verursacht über 12 Monate hinweg Gehaltskosten, Lohnnebenkosten und Urlaubsansprüche. Das QMS benötigt jedoch oft phasenweise nur eine punktuelle Betreuung, etwa vor Audits oder bei Prozessänderungen. Hinzu kommt der Aufwand für die fachliche Ausbildung. Wir als externe Experten bringen das nötige Know-how ab Tag eins mit. Interne Mitarbeitende müssen oft erst zeitintensiv geschult werden. Ein Blick auf die Lehrgänge für Qualitätsmanagementbeauftragte:r (IHK) zeigt die notwendigen Investitionen deutlich. Die Zeit und das Budget für eine fundierte Qualifizierung sparen Sie sich bei einer externen Lösung.
Vorteile und Nachteile externer QMB
Um Ihnen die Entscheidung zu erleichtern, haben wir die wesentlichen Vorteile/Nachteile externer QMB gegenübergestellt:
Die Vorteile:
- Vermeidung von Betriebsblindheit: Wir bringen einen objektiven Blick von außen mit. Interne Teams halten oft an gewohnten Abläufen fest. Wir hingegen identifizieren ineffiziente „Dokumenten-Friedhöfe“ und entschlacken Prozesse.
- Kosteneffizienz: Sie zahlen nur für die tatsächlich erbrachte Leistung. Es fallen keine Lohnnebenkosten, Sozialabgaben oder Kosten für Weiterbildungen und Normen-Abos an.
- Sofortiges Expertenwissen: Durch unsere Erfahrung aus zahlreichen Projekten in verschiedenen Branchen transferieren wir Best Practices direkt in Ihr Unternehmen. Wir lösen Herausforderungen oft in wenigen Stunden. Ein interner QMB ohne Vergleichswerte müsste hierfür deutlich länger recherchieren.
- Flexibilität: Die Unterstützung ist skalierbar. Benötigen Sie vor einem Audit intensive Betreuung, sind wir da. Läuft das System stabil, reduzieren sich die Tage.
Die Nachteile:
- Geringere Präsenz: Ein externer QMB ist nicht täglich „auf dem Flur“ ansprechbar. Dies erfordert klare Kommunikationswege.
- Initiale Einarbeitung: Externe müssen die spezifischen Prozesse und die Kultur Ihres Unternehmens erst kennenlernen. Erst dann können sie effektiv wirken.
Unsere Einschätzung: Der „Kipppunkt“ für KMU
Wann ist welche Lösung sinnvoller? Als Faustregel gilt in unserer Praxis folgende Orientierung: Sobald das Qualitätsmanagement regelmäßig mehr als zwei bis drei Arbeitstage pro Woche in Anspruch nimmt, rechnet sich eine interne Stelle. Dies ist oft der Fall, wenn komplexe Produktionsprozesse eine tägliche operative Steuerung erfordern. Für die meisten kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) ist der externe Weg jedoch meist die wirtschaftlichere und qualitativ sicherere Wahl. Dies gilt besonders, wenn der Fokus auf einem schlanken und zertifizierungsfähigen System liegt.
Externer QMB: Kosten und Honorare
Transparenz ist bei der Vergabe externer Dienstleistungen entscheidend. Eine der häufigsten Fragen in unserer Beratungspraxis betrifft das Budget. Mit welchen Ausgaben müssen Unternehmen rechnen? Um die externen QMB-Kosten realistisch einschätzen zu können, lohnt sich ein Blick auf die marktüblichen Honorarmodelle und der Vergleich zur internen Festanstellung.
Marktübliche Tagessätze und Pauschalen
Die Honorare für externe Qualitätsmanagementbeauftragte variieren je nach Qualifikation, Branche und Komplexität des Managementsystems. Unsere Marktbeobachtungen zeigen folgende Richtwerte:
- Tagessätze: Für qualifizierte Berater liegen die Tagessätze in der Regel zwischen 750 € und 1.250 €.
- Monatliche Pauschalen: Viele Dienstleister bieten für die laufende Betreuung nach der Implementierung Pauschalen an. Für kleine Unternehmen mit geringem Pflegeaufwand beginnen diese oft bereits ab ca. 350 € pro Monat.
Die Bandbreite der Tagessätze erklärt sich oft durch die Branchenanforderungen. In hochspezialisierten Sektoren sind die Anforderungen an das Qualitätsmanagement – VDMA deutlich komplexer. Dies gilt etwa für den Maschinen- und Anlagenbau. Entsprechend liegen hier die Honorare oft im oberen Bereich. Spezifisches technisches Know-how und Branchenkenntnis sind hier erforderlich, um Normkonformität effizient sicherzustellen.
Hinweis zur Preisgestaltung: Stundensätze im Rahmen von langfristigen Laufzeitverträgen sind oft günstiger kalkuliert als reine Ad-hoc-Beratungen für Notfalleinsätze kurz vor dem Audit.
Kostenvergleich: Intern vs. Extern
Auf den ersten Blick mag ein Tagessatz von 1.000 € hoch erscheinen. Setzt man diesen jedoch in Relation zu den Vollkosten einer internen Stelle, verschiebt sich das Bild zugunsten der externen Lösung. Dies gilt insbesondere für KMU.
Ein interner Qualitätsmanager verursacht Kosten über 12 Monate hinweg. Dies trifft auch zu, wenn das QM-System phasenweise nur wenig Pflege benötigt. Zu berücksichtigen sind:
- Bruttogehalt plus Lohnnebenkosten (Arbeitgeberanteile ca. 21 %).
- Kosten für Aus- und Weiterbildung (Seminare, Reisekosten, Ausfallzeiten).
- Infrastrukturkosten (Arbeitsplatz, Softwarelizenzen).
- Lohnfortzahlung im Krankheitsfall und Urlaubsanspruch.
Der Effizienz-Faktor
Ein externer QMB wird nur für die tatsächlich geleistete Arbeit bezahlt. Dies umfasst interne Audits, Systemanpassungen oder Schulungen. Zudem bringen wir als Experten eine hohe Routine mit. Ein interner Mitarbeiter betreut das Thema oft „nebenbei“. Er muss sich Themen mühsam in einem halben Tag erarbeiten. Erfahrene externe Berater lösen dieselbe Aufgabe oft in zwei Stunden.
Unsere Einschätzung: Für Unternehmen, die keine Vollzeitstelle im QM auslasten können, ist die externe Beauftragung fast immer die wirtschaftlichere Variante. Fixkosten werden hierdurch in variable und planbare Kosten umgewandelt.
Wie läuft die Zusammenarbeit ab?
Die Sorge vor einem externen Berater, der theoretische Konzepte überstülpt und dann wieder verschwindet, ist unbegründet. In unserer Beratungspraxis gestalten wir die Mandate so, dass wir schnell als fester Teil Ihres Teams wahrgenommen werden. Die zentrale Frage: Wie läuft die Zusammenarbeit mit einem externen QMB ab? – beantworten wir dabei meist mit einem strukturierten Vier-Phasen-Modell. Dieses hat sich für den Mittelstand bewährt.
Dieser etablierte Onboarding-Prozess sorgt für Transparenz und stellt sicher, dass keine Aufgaben liegen bleiben:
- GAP-Analyse & Bestandsaufnahme: Zu Beginn prüfen wir den Ist-Zustand Ihres Unternehmens. Wir analysieren, inwieweit Ihre bestehenden Prozesse bereits die Normanforderungen erfüllen und wo konkrete Lücken („Gaps“) bestehen. Ziel ist es, die Audit-Bereitschaft realistisch einzuschätzen.
- Konzept & Vertrag (Pflichtenheft): Basierend auf der Analyse definieren wir gemeinsam den genauen Leistungsumfang. Wir legen fest, wie viele Präsenztage vor Ort sinnvoll sind und welche Aufgaben remote erledigt werden können. Ein detailliertes Pflichtenheft schafft hier Klarheit für beide Seiten.
- Umsetzung & laufende Betreuung: Dies ist die operative Phase. Wir übernehmen die Pflege des QM-Handbuchs, moderieren Managementbewertungen und führen die geforderten internen Audits durch. Wichtig ist uns dabei der pragmatische Ansatz. Wir streichen unnötige Dokumente, anstatt neue Bürokratie zu schaffen.
- Zertifizierung & externes Audit Sämtliche Vorbereitungen laufen auf den entscheidenden Termin hinaus. Es geht um die Prüfung durch eine akkreditierte Stelle. Wir begleiten Sie durch den gesamten Prozess bis zur erfolgreichen ISO 9001 Zertifizierung – Qualitätsmanagementsystem – TÜV Rheinland. Dabei stehen wir Ihnen im Audit zur Seite und unterstützen Sie bei der Kommunikation mit den Prüfern.
Praxis-Tipp: Planen Sie zu Beginn eine klare Abgrenzung der Verantwortlichkeiten. Unsere Erfahrung zeigt, dass die Zusammenarbeit reibungslos verläuft, wenn genau definiert ist, was der externe QMB entscheidet und wo die Geschäftsführung oder Abteilungsleiter eingebunden werden müssen.
Fazit und Empfehlung
Die Entscheidung für einen externen QMB ist für viele kleine und mittlere Unternehmen (KMU) weit mehr als eine reine Kostenfrage. Sie ist der oft wirtschaftlichste Weg, professionelle ISO-Konformität zu erreichen. Sie vermeiden den Aufbau von Fixkosten für eine interne Vollzeitstelle, die im Tagesgeschäft oft nicht voll ausgelastet ist.
Zusammenfassend bietet Ihnen diese Lösung entscheidende Wettbewerbsvorteile:
- Maximale Kosteneffizienz: Sie zahlen nur für tatsächlich erbrachte Leistungen und sparen Lohnnebenkosten sowie Schulungsbudgets.
- Sofortige Expertise: Statt langwieriger Einarbeitung greifen Sie auf etablierte Best Practices zurück.
- Flexibilität: Ob Audit-Vorbereitung oder punktuelle Projekterweiterung. Die Ressourcen skalieren mit Ihrem Bedarf.
Unser Ansatz: Pragmatismus schlägt Perfektion
In der Zusammenarbeit mit unseren Mandanten erleben wir oft die Sorge vor einem „Papiertiger“. Unser Anspruch ist es daher nicht, Ihnen starre Theorieschablonen überzustülpen.
Wir sehen in unserer Praxis immer wieder, dass der größte Feind eines lebendigen QM-Systems der „unnötige Dokumenten-Dschungel“ ist. Deshalb verstehen wir uns weniger als externe Prüfer. Wir sind Umsetzer, die Ihnen den Rücken freihalten. Wir reduzieren Komplexität und sorgen dafür, dass das Qualitätsmanagement Ihre Prozesse unterstützt, statt sie zu behindern.
Nächste Schritte
Sie überlegen, ob sich ein externer QMB für Ihr Unternehmen rechnet oder wie hoch die externen QMB Kosten für Ihren spezifischen Fall ausfallen würden? Zögern Sie nicht, Klarheit zu schaffen.
Handlungsempfehlung: Nutzen Sie unser kostenfreies Erstgespräch zur Bedarfsermittlung. Wir analysieren gemeinsam Ihre aktuelle Situation und zeigen Ihnen transparent auf, welches Betreuungsmodell für Ihre Unternehmensgröße am sinnvollsten ist.
FAQ: Häufige Fragen zum externen QMB
In unserer Beratungspraxis begegnen uns regelmäßig dieselben Fragestellungen, wenn Unternehmen zwischen internen und externen Lösungen abwägen. Hier haben wir die wichtigsten Antworten kurz und bündig für Sie zusammengefasst.
Die marktüblichen Tagessätze für einen qualifizierten externen QMB liegen in der Regel zwischen 750 € und 1.250 €. Dies ist abhängig von Branche und Erfahrung. Bei einer langfristigen Zusammenarbeit sind jedoch oft günstigere Modelle möglich. Wir arbeiten beispielsweise häufig mit monatlichen Pauschalen. Diese sind im Vergleich zur punktuellen Abrechnung deutlich kosteneffizienter und bieten Ihnen volle Planungssicherheit.
Ein klares Ja. Die aktuelle Norm ISO 9001:2015 fordert zwar, dass die Verantwortlichkeit und Befugnis für das Qualitätsmanagementsystem festgelegt sind. Sie schreibt aber keine feste Anstellung im Unternehmen vor. Solange die Funktion kompetent ausgeübt wird, ist die externe Bestellung absolut normkonform und in vielen Branchen gängige Praxis.
Ein externer Dienstleister übernimmt operativ dieselben Pflichten wie eine interne Fachkraft. Oft bringt er den Vorteil eines objektiven Blicks von außen mit. Zu den Kernaufgaben zählen:
– Laufende Pflege und Anpassung des QM-Handbuchs.
– Planung und Durchführung interner Audits.
– Schulung und Sensibilisierung der Belegschaft.
– Komplette Vorbereitung und Begleitung der externen Zertifizierung.
– Vorbereitung der Managementbewertung für die Geschäftsführung.
Diese Lösung rechnet sich vor allem für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) und Start-ups. Dort lastet der Arbeitsaufwand für das Qualitätsmanagement oft (noch) keine interne Vollzeitstelle aus. Zudem ist ein QMB extern ideal für Firmen, die kurzfristige Personalengpässe überbrücken müssen. Auch für den Aufbau eines Systems ohne Investition in lange Ausbildungszeiten ist dies die optimale Lösung.
„Seit 1996 berate ich verschiedenste Kunden – von KMU bis zu Großkonzernen. Meine Beratungsschwerpunkte liegen im Bereich der Informationssicherheit und der Managementsysteme. Neben den Projekteinsätzen in unterschiedlichen Branchen bin ich als Dozent für verschiedene Bildungsträger tätig. Meine Devise ist einfache, praktikable und wirtschaftliche Lösungen für unsere Kund*innen zu finden.“