QM oder QMB – Was ist höher? Hierarchie und Unterschiede
Die Begriffe Qualitätsmanager (QM) und Qualitätsmanagementbeauftragter (QMB) werden im unternehmerischen Alltag häufig synonym verwendet. Das führt nicht selten zu Missverständnissen bei der Erstellung von Stellenbeschreibungen oder der Zuweisung konkreter Verantwortlichkeiten im Unternehmen.
Um die zentrale Frage „Was ist höher: QMB oder QM?“ direkt zu beantworten:
In der klassischen Organisationsstruktur ist der Qualitätsmanager (QM) hierarchisch meist höher angesiedelt. Er agiert auf der strategischen Managementebene und trägt die Gesamtverantwortung für die Ausrichtung des Systems. Der QMB hingegen fungiert traditionell als „verlängerter Arm“ der Leitung. Er agiert oft als Stabsstelle und überwacht die operative Umsetzung, dokumentiert Prozesse und berichtet an die Führungsebene.
In unserer Beratungspraxis sehen wir jedoch häufig, dass diese theoretische Trennung in der Realität verschwimmt. Gerade in KMUs üben Mitarbeitende beide Rollen oft in Personalunion aus. Entscheidend für die Wirksamkeit eines Managementsystems ist am Ende nicht der Jobtitel. Viel wichtiger ist die klare Abgrenzung von strategischer Entscheidungsgewalt und operativer Fleißarbeit.
Dieser Artikel schafft Klarheit im Begriffsdschungel und hilft Ihnen bei der Entscheidung für die richtige Besetzung in Ihrer Unternehmensgröße.
Inhaltsverzeichnis
QM vs. QMB: Die Hierarchie-Frage geklärt
Um die oft gestellte Kernfrage direkt zu beantworten: In der formalen Organisationsstruktur ist der Qualitätsmanager (QM) dem Qualitätsmanagementbeauftragten (QMB) in der Regel übergeordnet. Die Frage, was ist höher – QMB oder QM, lässt sich meist über die Entscheidungsbefugnis klären. Der QM agiert oft auf Managementebene. Er verantwortet Budgets sowie strategische Ziele. Der QMB fungiert klassischerweise als „verlängerter Arm“ der Leitung. Daher ist diese Position oft als Stabsstelle ohne direkte Weisungsbefugnis gegenüber anderen Abteilungen ausgelegt.
Strategische Verantwortung vs. operative Stabsstelle
Der entscheidende Unterschied zwischen QM und QMB liegt weniger im Fachwissen als vielmehr im Mandat:
- Der QM (Manager): Er trägt die strategische Gesamtverantwortung. Er definiert das System, legt Qualitätsziele fest und entwickelt die Prozesslandschaft weiter. In vielen Fällen verfügt er über Richtlinienkompetenz.
- Der QMB (Beauftragter): Er überwacht, berichtet und arbeitet zu. Er sorgt dafür, dass die definierten Vorgaben eingehalten werden. Zudem organisiert er Audits und pflegt die Dokumentation. Er ist der Wächter der Normkonformität. Allerdings gibt er selten Ressourcen frei.
Diese klare Abgrenzung ist keine reine Formsache. Wie einschlägige Fachliteratur darlegt, haben die Positionierung in der Hierarchie im Qualitätsmanagement sowie die damit verbundene Entscheidungsbefugnis einen direkten Einfluss auf die Wirksamkeit des gesamten Managementsystems. Ohne das Mandat zur Durchsetzung von Entscheidungen läuft ein QMB Gefahr, zum reinen „Papiertiger“ zu werden. Eine vertiefende Einordnung finden Sie unter Qualitätsmanagement in Organisationen – Springer.
Realitätscheck: Die Personalunion im Mittelstand
Die strikte Trennung findet man vor allem in Konzernen. In unserer Beratungspraxis erleben wir bei kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) oft ein anderes Bild. Hier werden diese Rollen häufig in Personalunion besetzt.
Der QM ist hier gleichzeitig sein eigener QMB. Er plant die Strategie und führt anschließend das interne Audit selbst durch. Dies ist normativ zulässig, solange die Unabhängigkeit gewahrt bleibt. Trotzdem sollten Sie sich der unterschiedlichen „Hüte“ bewusst sein. Einmal tragen Sie den strategischen Hut des Gestalters und einmal den operativen Hut des Prüfers. Fehlt das Bewusstsein für die strategische Komponente (QM), verkommt das Qualitätsmanagement schnell zur reinen Abarbeitung von Checklisten (QMB).
Unterschiede im Detail: Strategie vs. operative Exekutive
Zur Vermeidung von Verwechslungen bei Stellenbesetzungen und internen Zuständigkeiten ist eine klare Trennlinie notwendig. In unserer Beratungspraxis hat sich die Unterscheidung zwischen strategischer Gestaltung (Qualitätsmanager) und operativer Erhaltung (QMB) als effektivster Ansatz bewährt.
Der Qualitätsmanager (QM) richtet das System an den Unternehmenszielen aus und entwickelt es weiter. Der Qualitätsmanagementbeauftragte (QMB) sorgt hingegen für die Einhaltung und Dokumentation der definierten Regeln im Arbeitsalltag.
Die folgende Gegenüberstellung verdeutlicht das unterschiedliche QM-Aufgabenprofil beider Rollen:
| Vergleichskategorie | Qualitätsmanager (QM) | Qualitätsmanagementbeauftragter (QMB) |
|---|---|---|
| Fokus & Ausrichtung | Strategisch: Systemgestaltung & Weiterentwicklung | Operativ: Systemerhaltung & Überwachung |
| Hauptaufgaben | Definition von Qualitätszielen, Prozesslandschaft, Reporting an GL | Durchführung von Audits, Dokumentenpflege, Schulung, Maßnahmenverfolgung |
| Zielhorizont | Langfristig (Jahre & Visionen) | Kurz- bis mittelfristig (Tagesgeschäft & Quartale) |
| Kern-Methoden | Change Management, Prozessoptimierung, Risikoanalysen | Auditierung (ISO 19011), KVP-Methoden, Fehleranalyse (8D, 5-Why) |
Der QM als System-Architekt (Strategie)
Die Aufgaben des Qualitätsmanagers konzentrieren sich auf eine übergeordnete Perspektive. Hier wird nicht primär kontrolliert, ob ein Formular korrekt ausgefüllt wurde. Es geht um die Frage, ob die Prozesse effizient zum Unternehmenserfolg beitragen. Wesentlich ist hierbei das strategische Prozessmanagement. Der Schlüssel liegt in der kontinuierlichen Planung und Optimierung der Prozesslandschaft zur Ausrichtung auf übergeordnete Unternehmensziele. Der Leitfaden Einführung in das strategische Prozessmanagement – Bundesverwaltungsamt zeigt diese Zusammenhänge anschaulich auf. Der QM fungiert somit als Bindeglied zwischen Geschäftsführung und operativen Einheiten.
Der QMB als System-Wächter (Operative)
Im Gegensatz dazu liegen die Aufgaben des QMB tief im „Maschinenraum“ des QM-Systems. Der QMB stellt sicher, dass das System normkonform bleibt und gelebt wird. Ein zentrales Instrument hierfür sind das interne Audit sowie die Messung von Kennzahlen zur Einleitung von KVP-Maßnahmen (Kontinuierlicher Verbesserungsprozess). Diese operative Tiefe ist entscheidend für die Systemwirksamkeit. Das Whitepaper Interne Audits – nicht von gestern – DGQ verdeutlicht den Nutzen moderner Auditmethoden. Sie dienen nicht nur der Konformitätsprüfung, sondern decken echte Verbesserungspotenziale auf. Der QMB nutzt diese Erkenntnisse zur direkten Korrektur von Abweichungen an der Basis.
Die Rolle des QMB im Wandel der ISO 9001:2015
Ein weitverbreiteter Irrtum hält sich hartnäckig. Viele glauben, mit der Revision der Norm sei der Qualitätsmanagementbeauftragte (QMB) abgeschafft worden. Das ist formal korrekt. In der Praxis handelt es sich jedoch oft um einen fatalen Trugschluss.
Um es präzise zu formulieren: Die explizite Forderung nach der Benennung eines „Beauftragten der obersten Leitung“ nach ISO 9001:2015 ist aus dem Normentext entfallen. Statt die Verantwortung an eine einzelne Person zu delegieren, nimmt die Norm nun die Geschäftsführung stärker in die Pflicht. Dieses Gremium wird auch als „Top Management“ bezeichnet. Wie in der Publikation Die Revision der ISO 9001:2015 – DIN Media dargelegt wird, liegt die Rechenschaftspflicht für die Wirksamkeit des Qualitätsmanagementsystems heute unmissverständlich bei der obersten Leitung selbst. Sie kann sich nicht mehr hinter einem QMB „verstecken“.
Warum die Funktion dennoch unverzichtbar bleibt
Bedeutet dies das Ende der Position des QMB? In unserer Beratungspraxis erleben wir das Gegenteil. Die formale QMB-Pflicht mag entfallen sein. Die damit verbundenen Aufgaben sind es keineswegs.
Die Geschäftsführung muss die Erfüllung der Anforderungen durch das QM-System sicherstellen. Auch müssen die Prozesse die gewünschten Ergebnisse liefern. Doch im operativen Tagesgeschäft fehlt der Leitungsebene meist schlichtweg die Zeit für Prozessdokumentation, Auditpläne oder Detailanalysen.
Hier greift ein wichtiges Prinzip. Die Rechenschaftspflicht verbleibt oben. Die Durchführung muss jedoch delegiert werden zur Sicherung der Handlungsfähigkeit.
Vom Pflicht-Posten zur unverzichtbaren Stütze
Früher wurde der QMB oft als notwendiges Übel zur Erfüllung der Norm gesehen und als „Normenpolizist“ betitelt. Heute wandelt sich das Bild. Der QMB agiert als interner Berater, Koordinator und Methodenexperte. Er hält der Geschäftsführung den Rücken frei.
Diese Notwendigkeit bestätigt auch die Praxisanalyse der Wichtigsten Änderungen der ISO 9001:2015 – Smart Quality Solution. Dort wird treffend beschrieben, dass die ISO zwar keinen formalen QMB mehr fordert. Eine „starke rechte Hand“ ist jedoch weiterhin essenziell, da die Geschäftsleitung die operativen QM-Aufgaben unmöglich allein stemmen kann.
Wir empfehlen unseren Mandanten daher fast immer die Beibehaltung oder Neudefinition der Rolle. Sehen Sie diese nicht als rein administrative Stelle. Nutzen Sie sie als strategische Stabsstelle zur aktiven Versorgung des Managements mit Daten und Impulsen.
Konkrete Aufgabenprofile: Wer macht wer?
Um Überschneidungen und ineffiziente Prozesse zu vermeiden, ist eine saubere Trennung der Tätigkeitsprofile entscheidend. Während der Qualitätsmanager (QM) das System gestaltet, sorgt der QMB primär dafür, dass das System im operativen Alltag gelebt wird.
Der QMB: operativer Motor und Überwacher
Der Qualitätsmanagementbeauftragte agiert oft als „Hüter der Normen“ und Ansprechpartner für die Belegschaft. Der Fokus liegt auf der Aufrechterhaltung und Konformität der festgelegten Standards. Einen detaillierten Einblick in die operativen Tätigkeiten wie die Dokumentenlenkung bietet etwa das Whitepaper Was macht eigentlich ein QMB – Whitepaper – Vorest AG. Es zeigt die vielfältigen Anforderungen an diese Rolle auf.
Eine typische Liste für Aufgaben des QMB in der Praxis umfasst:
- Planung und Begleitung von Audits: Hierbei ist die Einhaltung der Auditprinzipien essenziell. Orientierung bietet die DIN EN ISO 19011 – Leitfaden zur Auditierung – ARGESI zur Sicherstellung einer professionellen Auditierung nach ISO 19011.
- Überwachung von Maßnahmen: Nachhaltung des Kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP) und Prüfung der Wirksamkeit von Korrekturmaßnahmen.
- Pflege der Dokumentation: Sicherstellung der Aktualität und Verfügbarkeit von Prozessbeschreibungen und Arbeitsanweisungen für alle.
- Schulung der Mitarbeitenden: Durchführung von Unterweisungen zum Qualitätsbewusstsein.
Der QM: Strategischer Architekt
Im Gegensatz dazu liegt der Schwerpunkt des Qualitätsmanagers auf der Managementebene. Hier ist weniger die Pflege einzelner Dokumente gefragt. Vielmehr benötigt man Weitsicht für die Unternehmensentwicklung. Dies erfordert eine ausgeprägte Methodenkompetenz im QM zur Analyse und strategischen Nutzung komplexer Zusammenhänge.
Die Kernaufgaben des QM sind:
- Ableitung von Qualitätszielen: Direkte Übersetzung der Unternehmensstrategie in messbare Qualitätsvorgaben.
- Weiterentwicklung des Managementsystems: Anpassung der Prozesslandschaft an neue Marktanforderungen oder Geschäftsmodelle.
- Reporting an die Geschäftsführung: Aufbereitung von Kennzahlen (KPIs) als Entscheidungsgrundlage für das Top-Management.
Praxis-Tipp: In unserer Beratungspraxis erleben wir häufig Konflikte durch unklare Zuständigkeiten. Definieren Sie in den Stellenbeschreibungen daher exakt die Schnittstellen zwischen QM und QMB. Klären Sie verbindlich die Verantwortlichkeiten. Wer darf Prozesse freigeben (meist QM) und wer prüft lediglich deren Einhaltung (meist QMB)? So vermeiden Sie Kompetenzgerangel.
Fazit & Empfehlung: Welche Rolle brauchen Sie?
Die Frage „QM oder QMB – was ist höher?“ lässt sich abschließend klar beantworten: Der Qualitätsmanager (QM) agiert auf strategischer Ebene, plant Ziele und trägt Entscheidungsbefugnis. Er ist hierarchisch in der Regel übergeordnet. Der Qualitätsmanagementbeauftragte (QMB) hingegen ist die operative Exekutive. Er überwacht, auditiert und berichtet. Oft agiert er als Stabsstelle ohne direkte Weisungsbefugnis im Linienmanagement.
Doch Titel sind irrelevant, solange die Aufgabenverteilung im Alltag nicht funktioniert. Entscheidend ist nicht der Text auf der Visitenkarte. Es zählen die Kompetenzen, die Ihr Unternehmen in der aktuellen Phase benötigt.
Unsere Einschätzung für Ihre Praxis
In unserer Beratungspraxis erleben wir häufig eine Vermischung von Aufgabenprofilen in Organisationen. Dies führt zu ineffizienten Prozessen. Wir empfehlen daher folgende Differenzierung:
- Für kleine Unternehmen & Einsteiger: Hier ist die Rolle des QMB oft ausreichend. Als „Kümmerer“ und interne Stabsstelle sorgt er für eine korrekte Dokumentation und bestandene Audits. Die strategische Verantwortung verbleibt dabei sichtbar bei der Geschäftsführung.
- Für wachsende KMUs & komplexe Strukturen: Sobald das Unternehmen skaliert oder eine Neuausrichtung benötigt, ist ein dedizierter QM auf Managementebene sinnvoll. Sie brauchen an dieser Stelle jemanden, der Prozesse nicht nur verwaltet. Er muss sie aktiv im Sinne der Unternehmensziele weiterentwickeln.
Nächste Schritte
Prüfen Sie kritisch Ihre aktuelle Organisationsstruktur. Haben Sie einen QMB, von dem Sie strategische Wunder erwarten, ohne ihm die nötigen Befugnisse zu geben? Oder leistet sich Ihr Unternehmen einen teuren Manager, der im operativen „Klein-Klein“ der Dokumentenablage versinkt?
Wir unterstützen Sie gerne bei der Schaffung von Klarheit. Sei es bei der Erstellung trennscharfer Stellenbeschreibungen oder der strategischen Neuausrichtung Ihres Managementsystems.
Handeln Sie jetzt: Buchen Sie ein unverbindliches Erstgespräch, um Ihre QM-Organisation effizient und zukunftsfähig aufzustellen.
„Seit 1996 berate ich verschiedenste Kunden – von KMU bis zu Großkonzernen. Meine Beratungsschwerpunkte liegen im Bereich der Informationssicherheit und der Managementsysteme. Neben den Projekteinsätzen in unterschiedlichen Branchen bin ich als Dozent für verschiedene Bildungsträger tätig. Meine Devise ist einfache, praktikable und wirtschaftliche Lösungen für unsere Kund*innen zu finden.“