QMB: Der Leitfaden zu Aufgaben, Rolle & Bedeutung (ISO 9001)
Die Rolle des Qualitätsmanagementbeauftragten, kurz QMB, sorgt seit der Revision der ISO 9001:2015 immer wieder für Unsicherheit. Ist die Position noch verpflichtend? Welche Aufgaben hat ein QMB heute genau? Und ist er für den Unternehmenserfolg wirklich notwendig?
Dieser Leitfaden liefert Ihnen klare, praxisorientierte Antworten. Er beleuchtet die Definition, die Kernaufgaben und die strategische Bedeutung des QMB und zeigt, warum diese Rolle auch ohne explizite Normvorgabe wichtiger ist denn je, um Qualität und Effizienz nachhaltig im Unternehmen zu verankern.
Inhaltsverzeichnis
Was ist ein Qualitätsmanagementbeauftragter (QMB)? Definition und Rolle
Ein Qualitätsmanagementbeauftragter (QMB) ist die zentrale Schlüsselperson für alle Themen rund um das Qualitätsmanagementsystem (QMS) eines Unternehmens. Er fungiert als interner Berater, Koordinator und strategisches Bindeglied zwischen der obersten Leitung und den operativen Abteilungen. Seine Hauptaufgabe ist es, die Einführung, Aufrechterhaltung und kontinuierliche Verbesserung des QMS zu steuern und zu überwachen.
Historisch ist die Position eng mit dem Begriff „Beauftragter der obersten Leitung“ (BOL) verknüpft, wie er in früheren Versionen der Norm ISO 9001 explizit gefordert wurde. Obwohl die Bezeichnung nicht mehr normativ ist, unterstreicht sie die strategische Bedeutung des QMB: Um seine Aufgaben wirksam zu erfüllen, benötigt er das Vertrauen und die direkte Unterstützung der Geschäftsführung. Daher wird die Rolle des QMB typischerweise als Stabsstelle direkt der Unternehmensleitung zugeordnet. Diese organisatorische Verankerung sichert seine Unabhängigkeit und verleiht seinen Analysen und Empfehlungen das notwendige Gewicht.
Die Rolle des QMB nach ISO 9001:2015 – abgeschafft oder wichtiger denn je?
Eine der größten Unsicherheiten im Qualitätsmanagement betrifft die Rolle des QMB seit der Normrevision der ISO 9001:2015. Hat die Norm den Qualitätsmanagementbeauftragten abgeschafft? Die kurze Antwort lautet: Nein, aber seine Verantwortung wurde neu justiert.
Tatsächlich fordert die Norm in ihrer aktuellen Fassung die Benennung eines „Beauftragten der obersten Leitung“ nicht mehr explizit. Das Ziel dieser in der Normrevision verankerten Änderung war es, die Verantwortung für das Qualitätsmanagementsystem (QMS) stärker in das Bewusstsein der obersten Leitung zu rücken und auf alle Führungsebenen zu verteilen. Qualität soll zur Aufgabe aller werden, anstatt sie an eine einzelne Person zu delegieren.
Die Praxis zeigt jedoch ein anderes Bild. Die Aufgaben, die traditionell ein QMB wahrgenommen hat, sind keineswegs verschwunden. Die meisten Unternehmen halten daher bewusst an der Position fest – und das aus gutem Grund. Im Tagesgeschäft fehlt es vielen Führungskräften oft an Zeit oder dem tiefgehenden Normen- und Methodenwissen, um ihre QM-Verantwortung vollumfänglich auszufüllen.
Genau hier zeigt sich die moderne Bedeutung des QMB: Er agiert als zentraler Wissensträger, Koordinator und interner Berater. Er befähigt die Führungskräfte, ihrer neuen Verantwortung gerecht zu werden, indem er schult, unterstützt und die Fäden zusammenhält. Die ISO 9001 fordert weiterhin Aufgaben wie die Überwachung der Systemleistung oder die Berichterstattung an die Leitung. Die Bündelung dieser komplexen Aufgaben bei einem spezialisierten QMB hat sich als pragmatische und hocheffiziente Lösung bewährt.
Die Kernaufgaben eines Qualitätsmanagementbeauftragten im Detail
Die Frage, was ein Qualitätsmanagementbeauftragter macht, lässt sich nicht in einem Satz beantworten. Das Aufgabenprofil ist breit gefächert und reicht von strategischer Systempflege bis zur operativen Steuerung von internen Audits und Schulungen. Um einen klaren Überblick über die Aufgaben des Qualitätsmanagementbeauftragten zu schaffen, lassen sich diese in vier zentrale Bereiche gliedern.
1. Systemmanagement und -überwachung
Der QMB ist der zentrale Architekt des Qualitätsmanagementsystems. Zu seinen Kernaufgaben gehört es, die Konformität, Wirksamkeit und stetige Weiterentwicklung des Systems sicherzustellen.
- Sicherstellung der Normenkonformität: Überwachen, dass das QMS die Anforderungen relevanter Normen wie der ISO 9001 dauerhaft erfüllt.
- Kontinuierliche Verbesserung (KVP): Planen und Koordinieren von Maßnahmen zur stetigen Optimierung der Prozesse und des Gesamtsystems.
- Überwachung der Prozessleistung: Messen und Analysieren der Wirksamkeit des QMS und der relevanten Unternehmensprozesse.
2. Dokumentation und Berichterstattung
Eine transparente Dokumentation und ein aussagekräftiges Reporting sind essenziell für ein gelebtes QMS. Der QMB übernimmt hier eine Schlüsselrolle.
- Lenkung von Dokumenten: Verantwortung für die Erstellung, Pflege und Steuerung der QM-Dokumentation (z. B. QM-Handbuch, Verfahrensanweisungen).
- Management-Reporting: Erstellung von Berichten über die Leistung des QMS als fundierte Entscheidungsgrundlage für das Management-Review.
- Kommunikation von Potenzialen: Systematisches Berichten über identifizierte Chancen, Risiken und Verbesserungspotenziale an die oberste Leitung.
3. Audits und Konformitätsbewertung
Audits sind das wichtigste Werkzeug zur Überprüfung der Wirksamkeit eines QMS. Die methodische Grundlage für diese professionelle Tätigkeit liefert der Leitfaden DIN EN ISO 19011. Typische QM-Beauftragter-Aufgaben sind hierbei:
- Planung und Durchführung interner Audits: Systematische Überprüfung der Prozesse auf Konformität und Effizienz.
- Begleitung externer Audits: Funktion als zentraler Ansprechpartner und Koordinator bei Zertifizierungs- oder Kundenaudits.
- Maßnahmenverfolgung: Überwachung der fristgerechten Umsetzung von Korrekturmaßnahmen, die aus Audits resultieren.
4. Schulung und Kommunikation
Ein QMS entfaltet seine volle Wirkung nur durch das Engagement aller Mitarbeiter. Der QMB agiert hier als Multiplikator und Förderer des Qualitätsgedankens und unterstützt Mitarbeiter bei der Vorbereitung auf interne Audits.
- Förderung des Qualitätsbewusstseins: Aktive Kommunikation der Qualitätsziele und -politik, um eine positive Qualitätskultur zu etablieren.
- Mitarbeiterschulungen: Planung und Organisation von Schulungen zu qualitätsrelevanten Themen, Methoden und Prozessen.
- Zentraler Ansprechpartner: Beratung und Unterstützung für Mitarbeiter und Führungskräfte bei allen Fragen zum Qualitätsmanagement.
Notwendige Kompetenzen und Befugnisse eines QMB
Der Erfolg eines QM-Systems hängt entscheidend von der Person des QMB ab. Es reicht nicht aus, einfach nur jemanden formal zu benennen. Die Wirksamkeit dieser Rolle steht und fällt mit den richtigen Kompetenzen und den entsprechenden Befugnissen.
Für eine erfolgreiche Besetzung der Rolle ist eine ausgewogene Mischung aus drei Kernbereichen entscheidend:
- Fachliche Kompetenzen: Das Fundament ist tiefgehendes Wissen. Dazu gehören detaillierte Normenkenntnisse (insbesondere der ISO 9001), die sichere Anwendung von QM-Methoden (z. B. FMEA, 8D-Report) sowie fundierte Kenntnisse in Audit-Techniken.
- Methodische Kompetenzen: Ein QMB muss Prozesse steuern und Projekte leiten können. Fähigkeiten im Projektmanagement, in der Moderation von Workshops und in der strukturierten Problemlösung sind unerlässlich.
- Soziale Kompetenzen: Die Praxis zeigt, dass die besten Fachleute scheitern, wenn ihnen Kommunikationsstärke, Durchsetzungsvermögen und die Fähigkeit zur Konfliktlösung fehlen. Der QMB muss Brücken zwischen Abteilungen und Hierarchien bauen.
Diese Kompetenz-Trias entspricht auch den Modellen international anerkannter Organisationen wie der American Society for Quality (ASQ) und gilt als globaler Best Practice für einen erfolgreichen Qualitätsmanager-Beauftragten.
Mindestens genauso wichtig wie die Fähigkeiten sind die formalen Befugnisse eines QMB. Unverzichtbar sind hierfür:
- Das aktive und passive Informationsrecht: Der QMB muss berechtigt sein, alle für das QMS relevanten Informationen einzusehen und aktiv einzufordern.
- Das Vortragsrecht bei der obersten Leitung: Ein direkter Zugang zur Geschäftsführung ist essenziell, um kritische Themen ungefiltert adressieren zu können.
Praxis-Tipp: Besondere Anforderungen an den QMB in regulierten Branchen
Ein häufiges Missverständnis in der Praxis betrifft die vermeintlich optionale Rolle des QMB. Diese Annahme kann sich als gefährlicher Trugschluss erweisen, sobald ein Unternehmen in stark regulierten Branchen agiert.
Ein klassisches Beispiel ist die Medizintechnik. Hier gelten weitaus strengere, spezifischere Anforderungen. Während die ISO 9001 Interpretationsspielraum lässt, fordert die für Medizinproduktehersteller essenzielle Norm ISO 13485 weiterhin explizit einen „Beauftragten der Leitung“. In Kapitel 5.5.2 der Norm sind dessen Verantwortlichkeiten und Befugnisse klar definiert. Die Aufgaben als QM-Beauftragter im Gesundheitswesen sind hier also nicht nur eine Frage der internen Organisation, sondern eine normative, unmissverständliche Anforderung.
Praxis-Tipp: Prüfen Sie genau, welche branchenspezifischen Normen und Gesetze für Ihr Unternehmen gelten. In regulierten Märkten ist der QMB oder eine vergleichbare Rolle kein Auslaufmodell, sondern ein erfolgskritischer und oft gesetzlich verankerter Dreh- und Angelpunkt für Produktsicherheit und Marktzulassung.
FAQ – Häufig gestellte Fragen zum Qualitätsmanagementbeauftragten
Im Unternehmensalltag tauchen rund um die Rolle des QMB regelmäßig spezifische Fragen auf. Nachfolgend finden Sie Antworten auf die häufigsten davon.
Die ideale Position für den QMB im Organigramm ist die einer Stabsstelle. Das bedeutet, er ist direkt der obersten Leitung unterstellt. Diese Anbindung ist entscheidend, denn sie sichert die nötige Unabhängigkeit von den operativen Bereichen und gewährleistet einen direkten Berichtsweg zur Geschäftsführung. So können qualitätsrelevante Themen ohne Umwege und mit dem nötigen Gewicht adressiert werden.
Eine präzise Stellenbeschreibung für einen QMB (oft auch als Funktionsbeschreibung QMB bezeichnet) ist unerlässlich, um Erwartungen klar zu definieren. Sie sollte mindestens die folgenden Punkte umfassen:
1) Aufgaben: Konkrete Tätigkeiten wie Systemüberwachung, Auditplanung und Berichterstattung.
2) Verantwortlichkeiten: Bereiche, für deren Ergebnisse der QMB verantwortlich ist (z. B. Aufrechterhaltung der Konformität).
3) Befugnisse: Notwendige Rechte wie das Informations- und Vortragsrecht bei der Leitung.
4) Qualifikationen: Geforderte fachliche, methodische und soziale Kompetenzen.
Obwohl die Begriffe oft synonym gebraucht werden, liegt der Unterschied zwischen QB und QMB in der Nuance: Die Bezeichnung QMB (Qualitätsmanagementbeauftragter) betont die strategische und systemische Verantwortung für das gesamte Managementsystem. Der Begriff QB (Qualitätsbeauftragter) wird manchmal operativer verstanden und kann sich auf Aufgaben in einer spezifischen Abteilung beziehen. Für die systemverantwortliche Rolle hat sich QMB als gängiger und treffender Standard durchgesetzt.
Fazit: Der QMB als strategischer Partner für Ihren Unternehmenserfolg
Die Analyse der Rolle des Qualitätsmanagementbeauftragten (QMB) zeigt klar: Trotz der geänderten Anforderungen in der ISO 9001:2015 ist die Position keineswegs ein Auslaufmodell. Ganz im Gegenteil: Der QMB agiert heute als strategischer Partner, der den Unternehmenserfolg aktiv vorantreibt.
In einer Unternehmenslandschaft, in der die Verantwortung für das Qualitätsmanagement breiter verteilt wird, ist ein zentraler Koordinator und Wissensvermittler unverzichtbar. Er bündelt die Expertise, stellt die konsequente Anwendung von Methoden sicher und übersetzt komplexe Anforderungen in praxistaugliche Prozesse. Diese Einschätzung wird auch durch akademische Studien untermauert, die belegen, dass eine engagiert gelebte QM-Vertreterrolle positiv mit der Gesamtleistung einer Organisation korreliert (Total Quality Management & Business Excellence). Ein kompetenter QMB ist somit eine direkte Investition in die Zukunftsfähigkeit Ihres Unternehmens.
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„Seit 1996 berate ich verschiedenste Kunden – von KMU bis zu Großkonzernen. Meine Beratungsschwerpunkte liegen im Bereich der Informationssicherheit und der Managementsysteme. Neben den Projekteinsätzen in unterschiedlichen Branchen bin ich als Dozent für verschiedene Bildungsträger tätig. Meine Devise ist einfache, praktikable und wirtschaftliche Lösungen für unsere Kund*innen zu finden.“